Disponibilização de Documentação para Transição de Administração.

Rio de Janeiro, 11 de setembro de 2009.

Solicitação ao Síndico do Condomínio Village dos Flamboyants

Aos Cuidados do Senhor Luiz Carlos Taveira Soares

cc.:  Aos Senhores do Conselho Fiscal (gestão que se encerra) e Presidente da Assembléia.

           

Assunto:  AGO de 15 de setembro de 2009 – Antecipação de Solicitação

            Prezado Senhor Síndico,

            Com competência e propriedade que nos serão consignadas pela AGO a ser elaborada no dia 15 de setembro de 2009, ancorados nos artigos do Código Civil 2002 e na Convenção Interna do Condomínio Village dos Flamboyantes – Taquara RJ, vimos requerer que o Senhor se digne a providenciar antecipadamente, para apresentação aos novos titulares de gestão que se eleitos tomarão posse dia 16 de setembro de 2009 – 08:00 horas –, todos itens abaixo listados, que deverão ser disponibilizados neste mesmo dia 16 de setembro de 2009 às 08:00 horas, no momento da abertura da administração e, na administração, para reconhecimento e conferência por membros de minha equipe – Subsíndicos, Conselheiros e demais participantes da Comissão Pró-mudanças Radicais (Título da Chapa inscrita para a assembléia) –, objetivando prepararmos um diagnóstico completo de todos os projetos a serem elaborados para o novo período de gestão que se iniciará no dia 16 de setembro de 2009, assim que seja confirmado o pleito da assembléia de eleição do dia 15 de setembro de 2009.

            Importante ressaltar que o não atendimento às nossas solicitações objeto da presente correspondência, implicará em atrasos na elaboração dos projetos referenciados, causando grandes prejuízos à nossa comunidade, cujos ônus lhes serão transferidos formalmente pela nova administração como também pelos condôminos atentos que sempre estarão bem informados sobre todos os passos a serem dados pela nova equipe que o substituirá.

            A presente solicitação foi aberta de forma objetiva e sintética e desmembrando-a em II partes, a saber:

                       

        I.      Documentos Administrativos, Financeiros, Jurídicos e Contábeis, Relatórios, Arquivos, Contas, Pastas,  Cadastros e Documentação Original de Criação do Condomínio.

Contratos de:  

1. Contratos, termos aditivos e acordos do condomínio com empregados, fornecedores, prestadores de serviços de manutenções preventivas diversas;
2. Revitalização das fachadas e telhados;
3. Extintores, circuito interno, interfones, TV por assinatura, Internet e antenas coletivas;
4. Pára-raios, caixa d’água e bombas;
5. Seguros;
6. Obras diversas;
7. De empregados;
8. De experiência;
9. Outros

Cadastro de:  Condôminos – moradores, proprietários não residentes, empregados do condomínio, fornecedores (de material de limpeza e outros), prestadores de serviços, automóveis, motocicletas, bicicletas, bens patrimoniais relacionados.

Livros do condomínio:  De atas, de inspeção do trabalho, pasta com folhas de ponto dos empregados, de inspeção do ministério do trabalho, de ocorrência policial, de reclamações e de registro de empregados.

Documentos do condomínio: 

1. Cartão do CNPJ, matrícula do INSS, certidões negativas de débito ( CND) do INSS e FGTS;
2. RAIS -  Relação anual de informação social;
3. DIRF – Declaração do imposto de renda retido na fonte;
4. Potabilidade da água e data da última lavagem de caixa;
5. Desinsetização, desratização;
6. Livro de protocolo de entrega de documentos do condomínio;
7. Atas de reuniões de síndicos (em especial as que se referem ao parcelamento da dívida trabalhista);
8. Rescisões contratuais de empregados, fornecedores, prestadores de serviço;
9. Histórico dos empregados (pasta com cadastro dos empregados, cópias de documentos e protocolos dos termos de responsabilidades assumidos).

Guias de recolhimento dos últimos 5 anos de:

1. Contribuição sindical, INSS, FGTS, PIS e IR.

Controles do condomínio:

1. Avisos, cobranças, multas e correspondências internas e externas;
2. Escalas de serviços de porteiros e outros funcionários;
3. Folhas de ponto e folhas de pagamento dos empregados;
4. Recibos de adiantamentos;
5. Relatórios de saúde empregados demitidos;
6. Rescisões de contrato de trabalho;
7. Exames médicos periódicos;
8. Termo de responsabilidade para concessão do salário família;
9. Cadastro, declaração e termo de responsabilidade do Vale transporte;
10. Vale alimentação;
11. Acompanhamento de horas extras noturnas e adicionais;
12. Aplicações financeiras – BRB CAP, poupança, outros;
13. Relação de inadimplentes e acompanhamento dos acordos administrativos com inadimplentes, que estão sendo pagos no escritório do advogado ou ao síndico;
14. Propostas orçamentárias diversas, por fornecedor, para compras, serviços e locações;
15. Atestados de vacinação de animais domésticos por apartamento;
16. Reposição de bens móveis ou imóveis;
17. Evolução de receitas, despesas, inadimplência;
18. Declaração de dependentes para fins de desconto de IR;
19. Salário família;
20. Carteiras de trabalho atualizadas;
21. Programa de conectividade social da CEF;
22. Comunicação de acidente de trabalho;
23. Comunicado ao Ministério do trabalho das admissões e dispensas de empregados.

Finanças – Contas a receber e a pagar – Cobrança, Tesouraria e Conta-corrente (bancos):

1. Controle de aviso prévio e vencimentos de contratos;
2. Extrato de contas correntes do condomínio dos últimos 8 meses;
3. Saldo livro caixa do condomínio;
4. Abertura de contas correntes – bancos – nºs das contas, usuários e senhas;
5. Talões de cheques e canhotos de cheques de todos os bancos, com as devidas anotações.

Todas as grandes contas do condomínio:

1. Água;
2. Luz;
3. Pessoal;
4. Material de Limpeza;
5. Contador;
6. Advogado;
7. Outras.

Todas as obrigações do condomínio – tributos e encargos trabalhistas, sociais e outros:

1. Dívidas trabalhistas, (PGFN), (DRT - SRT);
2. INSS (previdência), PIS ( BB ou CEF), COFINS, FGTS (CEF), Contribuição Sindical (SEICON).

Contabilidade:

1. Documentos contabilizados mensalmente em suas respectivas pastas, dos últimos 5 anos;
2. Balancetes Sintéticos e Analíticos, dos últimos 5 anos.

Jurídico - Acompanhamento das unidades inadimplentes:

1. A serem ajuizadas, já autorizadas;
2. Já ajuizadas em andamento;
3. Acordos fechados na justiça;
4. Processos ajuizados contra condôminos;
5. Processos  contra fornecedores e prestadores de serviços;
6. Processos em acordo;
7. Despesas judiciais e honorários advocatícios;
8. Relação completa de inadimplentes com prestações (mínimo 1) em aberto.

Estrutura Condominial:

1. Conhecimento do condomínio referente aos principais responsáveis pelo funcionamento da estrutura condominial;
2. Quanto à operacionalização de máquinas, equipamentos e eletroeletrônicos e mecânicos: elevadores, bombas, antenas, interfones, ....;
3. Manuais e plantas disponibilizadas ao primeiro síndico na assembléia de constituição do condomínio.

Objetos da administração do condomínio:

1. Material de escritório e carimbos;
2. Computadores, impressoras, fax, scanner’s, monitores;
3. Máquinas de autenticação de documentos;
4. Relação patrimonial do condomínio.

Recursos humanos:

1. Relação completa de empregados com seus respectivos registros, endereços, telefones de demais documentações exigidas por lei;
2. Advogados;
3. Contador;
4. Administrador.

Invasões de Unidades Residenciais

1. Unidades invadidas nos últimos 5 anos.

    II.      Observação Importante sobre Documentação:

            Lembre-se de que a responsabilidade pela guarda dos documentos originais é da administração do condomínio e do Síndico.

            São cinco anos para todos os documentos contabilizados exceto os trabalhistas que devem ser guardados, e bem acondicionados, por prazo legal de trinta anos (o condomínio ou ex-empregados poderão necessitar para solução de divergências trabalhistas), e por prazo indeterminado para todos os registros do empreendimento como, por exemplo, a escritura do terreno e demais documentações fornecidas pelo construtor.

            Na certeza do cumprimento de vosso dever à frente da administração do Condomínio Village dos Flamboyants quanto aos seus 24 Blocos, aguardo providências imediatas quanto ao cumprimento de minhas solicitações acima expostas, sob pena se serem questionadas por via judicial.

Comissão pró-mudanças radicais para

“Gestão Focada em Resultados Objetivos e com Transparência Total”.

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